Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Najpierw trzeba uporządkować tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a dopiero później przechodzić do atrakcji, cateringu i scenariusza Odmiennego podejścia wymaga rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy często prowadzi do niepotrzebnych kosztów. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a zespół przygotowujący wydarzenie nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć znacznie ważniejsze jest ustalenie profilu uczestników. Jeśli znaczną część gości stanowią całe rodziny, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Celem nie powinno być zebraniu maksymalnej liczby atrakcji, lecz na zaplanowaniu atrakcji w sposób wspierający główny cel spotkania.
Na etapie briefu dobrze określić proporcję dorosłych i dzieci, organizację transportu oraz stopień formalności. Od takich danych zależy wiele dalszych decyzji organizacyjnych ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, organizacja staje się bardziej podatna na chaos.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Sama estetyka lokalizacji nie przesądza o jej funkcjonalności. Lokalizację dobrze analizować pod kątem powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także możliwości przygotowania cateringu. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Trzeba przewidzieć też oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Część programu wymaga bezpiecznego odstępu, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Dobre zagospodarowanie przestrzeni rzadko przyciąga uwagę uczestników – i właśnie o to chodzi podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
Kiedy brief jest już wstępnie uporządkowany osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a następnie porównuje kilka propozycji. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia wartości zapisanej na końcu kosztorysu. Trzeba sprawdzić, jakie elementy są rzeczywiście zawarte w wycenie takie jak obsługa techniczna, program i atrakcje czy sprzątanie. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Im bardziej rozbudowany piknik, tym większego znaczenia nabiera podział odpowiedzialności. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, ktoś musi połączyć wszystkie harmonogramy w jeden spójny plan. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o niejasności dotyczące zasilania i zaplecza. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Plan B nie stanowi elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz jednym z podstawowych elementów przygotowania imprezy. Organizator powinien wiedzieć, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także problem techniczny. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Pomaga w tym przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Wartościowy piknik firmowy nie polega na maksymalnym rozbudowaniu programu. Znacznie ważniejsze są dopasowanie programu do uczestników, realistyczny harmonogram i odpowiednie zaplecze. Kiedy te elementy tworzą jeden system, uczestnicy mogą po prostu korzystać z wydarzenia a zespół organizacyjny może skupić się na przebiegu programu.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+
